Nieuw inzicht op jong talent

Gisteren had ik een gesprek met iemand die eens een andere mening had over (heel) jonge mensen en handig zijn met een pc. Zij zijn helemaal niet zo handig met een pc als dat wij denken dat ze zijn. Welk besturingssysteem een pc heeft is vaak onbekend voor hen. Een document opstellen moet ook hen aangeleerd worden. Msn-en, skypen, filmpjes op YouTube bekijken, surfen op internet: geen probleem. Een leven zonder pc en internet is voor hen ondenkbaar. Een vraag die ik ook ooit kreeg van een jonge twintiger was hoe ik af kon studeren zonder internet? In zijn ogen was dit onmogelijk.

Vooral zakelijk gebruik van een pc/software en middelen om beter samen te werken is ook voor jonge mensen nieuw. Het verschil is echter wel, dat zij het gebruik van internet en sociale media als meer vanzelfsprekend zien. Een groep die je alleen maar hoeft te uit te leggen en te laten zien hoe het werkt, de rest gaat dan als het goed is vanzelf.
Mensen die niet met een pc en internet zijn opgegroeid en door jarenlange werkervaring gewend zijn geraakt aan een bepaalde manier van werken, moeten eerst nog overtuigd worden van de voordelen van principes van het nieuwe werken (plaats- en tijdonafhankelijk werken, waardoor je efficiënter kunt werken en een betere privé-werk balans kunt creëren).

Neemt niet weg dat ook jonge mensen in een organisatie hun weg moeten vinden. We moeten niet als vanzelfsprekend aannemen dat zij het wel oppakken, omdat ze ermee opgegroeid zijn. Bovendien is de behoefte bij deze groep aan het opdoen van kennis van meer ervaren collega's nog erg groot en die verkrijg je niet alleen met de pc.

Verslag Summerschool sessie 'slim omgaan met communicatiemiddelen'

Op 4 augustus heb ik samen met een collega de summerschool sessie ‘slim omgaan met communicatiemiddelen’ gegeven. De sessie ging vooral om het bewust omgaan met de middelen die je tot je beschikking hebt om in contact te treden met een ander of met anderen. Welk voorafgaand proces ga je in op het moment dat je effectief wilt communiceren? We hebben snel de neiging voor mail te kiezen. Vervolgens klagen we vooral over de vele e-mails die we in onze inbox krijgen. Uit onderzoek blijkt trouwens dat 1 op de 5 werknemers het fijn vindt onderbroken te worden door bijvoorbeeld een telefoontje of een e-mail. Dus waar klagen we nu over?

Doelgroepgericht communiceren
Een mailtje is handig ter bevestiging van een afspraak of acties, als iemand niet bereikbaar is en je hebt niet meteen nu reactie nodig op je e-mail. Wat zeer belangrijk is, is dat je bij het opstellen van een e-mail altijd je doelgroep voor ogen houdt. Wees dus duidelijk in je bericht wat je wilt van de ander, kort en bondig, met het doel als eerste beschreven en eventuele acties daaronder.

Veel mensen verwachten bovendien bij het doorsturen van een hele e-mailwisseling dat de ontvanger uit de rits aan e-mails zelf wel kan destilleren wat van hem of haar verwacht wordt. Niets zo irritant als deze aanname, want hiermee zadelt de zender de ontvanger met extra werk op. M.a.w., heb je naasten lief zoals jezelf en behandel de ander ook in je mails als zodanig.

Daarnaast is mail een trager medium – want we zitten niet altijd de hele dag achter onze pc, ook al verwachten we van anderen vaak direct een reactie. Heb je snel antwoord op een vraag nodig, dan kun je beter voor andere middelen kiezen.

Rigide
Een van de deelnemers vertelde dat een bedrijf een regel had ingesteld dat medewerkers alleen tussen 11 en 12 uur hun mail konden lezen en afhandelen, om te voorkomen dat zijn werknemers steeds door e-mails werden afgeleid. Misschien een beetje een rigide vorm van timemanagement, maar het is zeker goed om vaste momenten in de dag te plannen waarop je met je e-mail aan de slag gaat.

Te lief
Naast het slimmer omgaan met je middelen, kwamen ook thema’s als feedback geven aan de orde. Een van de deelnemers gaf aan dat het geven van feedback in hun organisatie niet werd gedaan. De cultuur is daarvoor te lief en te sociaal. Wil je dit veranderen, dan zul je tegen weerstand aan gaan lopen. Toch zijn er manieren om dit te doorbreken. Door tijdens een inwerkperiode een workshop feedback geven te geven aan de nieuwkomers en door met de huidige werknemers het gesprek aan te gaan, de noodzaak van verandering in te laten zien en ze handvatten te geven hoé je het beste feedback kunt geven. Een ander voorbeeld dat aan de orde kwam, kwam uit de winkelbranche, waar een bepaalde keten een traject had ingezet waarbij werknemers een andere directe collega Tops & Tips moest geven. Wat vind je dat je collega goed doet en welke tips heb je voor je collega?

Tijdens de sessie concludeerden we, om in de middelen te blijven, dat het geven van feedback in principe face-to-face gegeven wordt of mocht dit niet lukken, via de telefoon. Het lijkt een inkopper, maar helaas wordt nog veel te vaak feedback niet gegeven of via e-mail.

Groeicoachbijeenkomst 'Hoe work21 ben jij?'

Deze week heb ik met een aantal andere groeicoach-collega's een bijeenkomst voor onze coachees gegeven omtrent het thema werken in de 21e eeuw.

Op basis van een vragenlijst zijn we aan de slag gegaan om te bepalen in hoeverre je werkt volgens de principes van werken in de 21e eeuw. Maar wat zijn die principes nu? Lopen werk en prive per definitie altijd door elkaar? Is het normaal als je ook 's nachts werkt? Is het nu echt heel erg elkaar een e-mail te sturen?
Uiteindelijk gaat het om bewust omgaan met de middelen en mogelijkheden die je hebt in je werkomgeving en in de omgang met elkaar (lees: collega's, klanten, partners, you name it). Ik heb bijvoorbeeld een prive mobiele telefoon naast mijn BB, omdat ik dit graag gescheiden wil houden. Ben ik dan niet 'work21' ? Ik heb er bewust voor gekozen, het werkt voor mij en voor mijn omgeving.

Ander voorbeeld: voor deze sessie heb ik de vragenlijsten geprint. Niet uit automatisme, maar omdat ik dit handiger vond voor de deelnemers. In plaats van elke vraag op een aparte slide te tonen, konden de deelnemers nu hun eigen tempo bepalen en zelfs een andere ruimte opzoeken om de vragenlijst in te vullen.

Hoe work21 je bent, ligt aan de organisatie, aan de werkomgeving, aan jezelf. En natuurlijk kun je uitgaan van een aantal basisprincipes, maar uiteindelijk draait het om bewust te zijn.

Yellow & blue tijdens een kampeervakantie

Ook tijdens onze vakantie kwamen yellow & blue terug in onze activiteiten. Zeker met een kleine van een jaar ben je met structuur bezig (blue) en probeerden we tussen de bedrijven door toch zoveel mogelijk spontane activiteiten te doen (yellow). En zeker met een paar dagen slecht weer is het improviseren geblazen in de tent en creatief omgaan met de dagelijkse dingen. Gelukkig waren we goed geoutilleerd.

Nu ik deze laatste zin schrijf, bedenk ik me dat dit ook voor organisaties geldt: zorg ervoor dat je goed geoutilleerd bent, zowel mensen die structuur als drijfveer hebben als mensen die creatief zijn. Zorg voor een basisstructuur en voor een platform waarin men creatief mag zijn. e-office heeft voor dit laatste bijvoorbeeld een platform van diverse communities opgezet waarin medewerkers hun creativiteit kwijt kunnen en contacten kunnen leggen met de buitenwereld.

Morgen ga ik weer aan de slag, onder andere als communitylid van de community work21, waarin we thema's als yellow & blue en invoering en acceptatie van het nieuwe werken gestalte geven.

De Gideons bende

Laatst had ik samen met een andere consultant een oriënterend gesprek bij een non-profit organisatie waarin twee heren met enthousiasme en trots vertelden over hun aanpak om onvolkomenheden en pijnpunten in de organisatie aan de kaak te stellen en aan te pakken, ter verbetering van de kwaliteit van hun diensten.

Op eigen initiatief en met een enorme bagage aan organisatiekennis en netwerk was één van hen bij de directeur op kantoor naar binnen gestapt en het voorstel gedaan om hiervoor een team op te zetten. Ook al heet het team officieel niet zo, de naam 'Gideons bende' bleek hierop zeer van toepassing. Een 'kleine troep van uitgelezen strijders' (encyclo.nl) trekt ten strijde om de organisatie te verbeteren op eigen initiatief, zonder budget en zonder vrijgemaakte tijd. Gewoon, omdat zij intrinsiek gemotiveerd, ondernemend en verknocht zijn aan hun organisatie. Mooi toch! Het management heeft het met beide handen aangepakt.

Dit team komt inmiddels eens in de zoveel tijd bij elkaar waarin zij op basis van een aantal thema's (en kernwaarden) aan de slag gaan. Het blijkt bovendien goed voor je imago te zijn om aangesloten te zijn bij dit team.
Waar zij echter nu tegenaan lopen, is dat sommige 'strijders' hierdoor niet expliciet ten strijde trekken, maar wel aangesloten blijven. In het gesprek kwam naar voren dat alleen vrijwilligheid niet voldoende is om een actief team te hebben. 'Vrijwillig maar niet vrijblijvend': sluit je je aan, dan verwachten we ook dat je actief deelneemt en actie onderneemt.

Dus organiseer een 'Gideons bende' (binnen of buiten je organisatie) om de kwaliteit te verbeteren en daarnaast een tunnelview te voorkomen.

Waarom 'het nieuwe werken'?

Vandaag heb ik met mijn medecursisten vanochtend een discussie gevoerd over het waarom van het nieuwe werken. Hierbij mijn aantekeningen:

Waarom hnw?

 

• de buitenwereld naar binnen brengen 
• een mogelijke oplossing bieden voor de kopzorgen van een klant 
• aansluiten op de maatschappij ->
• de jeugd verandert (is door ouders op voetstuk geplaatst en daaraan gewend geraakt, weet goed keuzes te maken in comm.middelen, generatiekloof), technologie verandert continu, organisatieconcepten zijn aan het veranderen, transparantie, de samenleving bepaalt meer en meer hoe organisaties in elkaar zitten ipv andersom (!), globalisering

 

- waarom is juist nu 'het nieuwe werken' in deze dimensies dat een organisatie gaat nadenken over hoe deze verder gaat ?:

 

• geeft antwoord op de manier waarop je je processen kan inrichten (we staan niet meer achter de loopband, maar werken meer en meer met kennis)
• je concurreert steeds meer met je oud-werknemers 
• voor grote organisaties: geeft flexibiliteit hetgeen nodig is om ook tegen kleinere, flexibelere bedrijven te concurreren 
• vroeger was de industrie vooral procesgestuurd, nu shift naar competenties van mensen en naar mensen die een mening hebben, die individu-gedreven zijn, kennisgedreven 
• geef de mensen de juiste middelen zodat ze zelf hun proces kunnen inrichten
• nb: denk niet meer in 'jong van geest' en het aanbieden ve werkplek voor jongeren, maar voor IEDEREEN die bij je werkt

Begin de dag... met de kleur blauw

Ik begin de dag 'blauw' om de rest van de dag 'geel' te kunnen zijn.

Y&B (yellow & blue) staat voor twee kleuren uit het kleurenpallet van Management Drives, een methode die de drijfveren van mensen achterhaalt en in kleuren van elkaar onderscheidt. Blauw staat o.a. voor structuur en detail, geel voor conceptmatig denken en creativiteit. Een combinatie van yellow en blue in een organisatie zorgt ervoor dat er ruimte is voor creativiteit in een enigszins gestructureerde omgeving. Het een kan niet zonder het ander. Sinds 1 april is e-office zich volgens dit principe aan het organiseren en schrijf ik blog artikelen over mijn eigen ervaringen met Y&B.

Het is me opgevallen dat ik vaak de dag 'blauw' begin. Ik heb dit nodig om voor mezelf op een rijtje te hebben wat ik aan het einde van die dag op ga leveren en waar ik die dag dus aan ga werken. Zeker als ik een klantdag heb, werkt dit zeer efficiënt en het geeft ruimte voor creativiteit (yellow!). Ook geeft het duidelijkheid voor mezelf en de klant. En sinds ik een workshop 'Getting Things Done' bij Meereffect heb gevolgd, is mijn Inbox ook nog eens leeg.
Tussendoor check ik of ik nog op de goede lijn zit en of ik niet iets aan moet passen in de planning voor die dag.

Ik heb daarnaast geen 'envelopje' dat verschijnt of een geluid dat afspeelt als ik mail binnenkrijg. Ik check mijn mail wanneer het mij uitkomt. En als ik me niet wil laten storen door mijn collega's, zet ik mijn 'aanwezigheidsassistent' van onze chatfunctionaliteit Communicator op 'Niet storen', alhoewel ik dit niet vaak doe. Als een collega snel antwoord nodig heeft op een vraag - daar wil ik me wel voor laten storen, want dat betekent dat ik indirect een andere klant weer verder kan helpen.

Dus begin de dag met een beetje blauw om de rest van de dag voornamelijk geel te kunnen zijn.

Hoe work21 ben jij?

Binnenkort ga ik met twee van mijn groeicoach-collega's bij e-office de bijeenkomst 'Hoe work21 ben jij?' aan onze groeicoachees (lees: andere collega's die wij coachen in hun ontwikkeling) geven.

In hoeverre werk je volgens de principes van het werken in de 21ste eeuw? Wat zijn deze principes? Het omvat niet alleen aspecten uit het nieuwe werken, zodat je tijd- en plaatsonafhankelijk kunt werken. Het gaat er ook om hoe je je werk organiseert, zeker als kenniswerker van 'levensbelang'. Getting Things Done of Lifehacking zijn hier mooie tools voor. Bovendien werk je met de achterliggende gedachte van het yellow-blue principe. De kleur geel staat voor conceptueel denken en creativiteit. Blauw staat voor structuur en detail (Management Drives). Dus ben je op een bepaald moment 'geel' bezig, bedenk dan dat je 'blauw' nodig hebt om het daadwerkelijk uit te kunnen voeren. Ben je met een 'blauwe' activiteit bezig, bedenk dan of het ook net iets anders kan, of beter, gebruikmakende van je creativiteit.

Sinds 1 april 2010 werkt e-office volgens de principes van yellow en blue. Hoe doen we dat? En in hoeverre 'houden we ons er zelf aan'? Volg mijn blog en die van Roland Hameeteman (http://www.dekrachtvanmensen.com/), een van de oprichters van e-office en grondleggers van het yellow & blue principe.

Hoe word(t) je (community) een autoriteit...?

e-office werkt officieel vanaf 1 april met het yellow-blue principe: innovatie in combinatie met strak georganiseerde services. Dit om enerzijds het innovatief potentieel binnen de organisatie ten volle te benutten, zonder dat we in een 'gele' wolk blijven hangen, want simpel gezegd, er moet ook gepoetst worden.

Synergie
Ook al lopen geel en blauw door elkaar (het innovatieve deel heeft ook structuur en acties nodig en andersom), het gele deel vind je in onze organisatie voor een groot deel terug in onze communities. Laat de mensen die een passie delen, samenwerken in een community, zodat er synergie ontstaat en er nog meer mooie ideeën uitkomen.

work21 community
Eén van die communities bij e-office is de community 'work21', waarvan ik deel uitmaak. We delen allemaal de passie voor het begeleiden van bedrijven naar werken in de 21e eeuw. En nu hebben we een vorm gevonden waarin we beter kennis met elkaar kunnen delen, ideeën kunnen uitwisselen en een autoriteit kunnen worden op dit gebied. En het werkt echt. We krijgen er allemaal energie van en de drive work21 nog meer op de kaart te zetten.

Autoriteit
Maar hoe zorgen we ervoor dat work21 meer op de kaart komt? Natuurlijk maken we gebruik van alle sociale media (waaronder deze blog). Maar we zijn erachter gekomen dat de kracht ligt in abstractere zaken. We moeten work21 uitademen. Het zit al in onze genen, maar we moeten het zelf meer naar buiten uitdragen.
Een voorbeeld: ik ben sinds een paar weken bij een klant waar ik het boekje van Gonny Vink en Roland Hameeteman (het klein receptenboek - 49 recepten voor het nieuwe werken) uitgedeeld heb. Vervolgens komt een van de managers naar mij toe met een klantvraag n.a.v. het receptenboek.
Ook moeten we onze voelsprieten opzetten om signalen op te vangen bij klanten waar we rondlopen, op het gebied van work21. Of misschien zien we zelf wel zaken bij de klant waarvan we het idee hebben dat het anders kan. Dan is het een kwestie van durven benoemen en gerichte acties uitzetten om hen verder te helpen. Kwestie van bewustzijn en er iets gerichts mee doen. En wat is nou leuker dan een klant helpen met problemen waarop jij misschien een antwoord hebt?

Ik nodig je hierbij uit om via reacties tips te verzamelen voor 'hoe wordt je (community) een autoriteit?' Alvast bedankt.

Van plan schrijven tot verzending poststuk organiseren

Diverse activiteiten passeren de revue als work21 consultant. Zo heb ik vandaag met mijn handen in de modder gezeten, weliswaar figuurlijk, maar soms betekent het werk als consultant ook gewoon de handen uit de mouwen steken en doen. Denk aan het schrijven van een filmscript voor de introductie van de nieuwe werkomgeving van de klant, plannen van de receptie voor het verzorgen van de verzending van een interne mail per post en op zoek gaan naar een leuke gadget die we met de interne mail kunnen meesturen.

Morgen daarentegen ben ik bij een andere klant aan het hersenkraken voor het schrijven van een basis invoeringsplan voor hun nieuwe interne sociale-netwerk-omgeving. Het gaat hier om een internationaal opererende klant met vele locaties en medewerkers.

En zo kan het voorkomen dat ik een training geef op het gebied van werken in de 21e eeuw. Of een coachgesprek voer met een collega... diversiteit alom.

sociale media: er is veel om te doen

Als er één onderwerp is waarover de laatste tijd veel wordt geschreven, is het wel sociale media. Logisch, er is veel om te doen. Deze blog post voegt daar nog eens meer informatie aan toe.

Overladen we onszelf dan niet met informatie? Ik ben sinds kort begonnen met het gebruik van sociale media, om te ontdekken wat het voor mij kan betekenen. Wat het mij tot nu toe heeft gegeven is inderdaad meer informatie, maar informatie die ik wil ontvangen/zien. En vaak niet eens uit mijn eigen netwerk, maar door uit nieuwsgierigheid te klikken op contacten, nieuwe functionaliteiten in LinkedIn, etc. Ik merk dat ik creatiever ben geworden, omdat ik op ideeën gebracht word. Ik heb bovendien mijn writer's block voor bloggen vaarwel gezegd.

Maar volgens mij ligt de grootste kracht in het elkaar gunnen. Ik ben bijvoorbeeld zojuist op LinkedIn gaan zoeken naar interessante events in de maand maart op het gebied van 'zelfsturing'. Daar kwam ik uit op een leuke pilot workshop rondom het dertigersdilemma. Ik ga zelf niet naar deze workshop  -ik heb geen dertigersdilemma :-), Ik heb dit event ge-'retweet' (= een bericht op Twitter van iemand anders dat ik aan mijn eigen Twitter contacten heb doorgestuurd).  Ik gun het de organisator dat er veel mensen op af komen. Het is vergelijkbaar met als ik iemand spreek die vertelt over wat hij doet of van plan is, ik deze persoon tips geef of namen van mensen waar hij mogelijk meer mee kan, alleen dan via sociale media. Ik ben echter de organisator van de workshop nooit in levende lijve tegengekomen, maar ik heb haar gevonden door kort tijd te besteden aan onderwerpen die mij interesseren.

Als we sociale media op (bijvoorbeeld) deze manier gebruiken, wordt het een enorm krachtige manier om de dingen te doen die je leuk vindt om te doen.

Het nieuwe werken in het buitenland

Vraag die mij op dit moment bezighoudt: hoe wordt er met sociale media, social networking en het delen van kennis in het buitenland omgegaan? Facebook en Twitter zijn internationale media. Van Twitter weten we inmiddels dat dit medium zelfs sneller is dan de gemiddelde journalistiek ter plaatse. Maar hoe gaat men hier binnen bedrijven mee om? In westerse landen is men individu-geörienteerd, maar in Azië denkt men vanuit de groep. Hoe zorg je ervoor dat zij bijvoorbeeld een persoonlijk profiel aanmaken, waarmee ze zichzelf binnen hun bedrijf kunnen profileren? Bovendien is men in sommige landen gevoeliger voor hiërarchie, hetgeen het delen van kennis bijvoorbeeld bemoeilijkt (men is bijv. bang dat fouten ontdekt worden). Of zorgen sociale media er juist voor dat deze culturele verschillen vervagen?

Ik vind het een interessante discussie en je vindt dit onderwerp terug in de LinkedIn groep work21