Verslag Summerschool sessie 'slim omgaan met communicatiemiddelen'

Op 4 augustus heb ik samen met een collega de summerschool sessie ‘slim omgaan met communicatiemiddelen’ gegeven. De sessie ging vooral om het bewust omgaan met de middelen die je tot je beschikking hebt om in contact te treden met een ander of met anderen. Welk voorafgaand proces ga je in op het moment dat je effectief wilt communiceren? We hebben snel de neiging voor mail te kiezen. Vervolgens klagen we vooral over de vele e-mails die we in onze inbox krijgen. Uit onderzoek blijkt trouwens dat 1 op de 5 werknemers het fijn vindt onderbroken te worden door bijvoorbeeld een telefoontje of een e-mail. Dus waar klagen we nu over?

Doelgroepgericht communiceren
Een mailtje is handig ter bevestiging van een afspraak of acties, als iemand niet bereikbaar is en je hebt niet meteen nu reactie nodig op je e-mail. Wat zeer belangrijk is, is dat je bij het opstellen van een e-mail altijd je doelgroep voor ogen houdt. Wees dus duidelijk in je bericht wat je wilt van de ander, kort en bondig, met het doel als eerste beschreven en eventuele acties daaronder.

Veel mensen verwachten bovendien bij het doorsturen van een hele e-mailwisseling dat de ontvanger uit de rits aan e-mails zelf wel kan destilleren wat van hem of haar verwacht wordt. Niets zo irritant als deze aanname, want hiermee zadelt de zender de ontvanger met extra werk op. M.a.w., heb je naasten lief zoals jezelf en behandel de ander ook in je mails als zodanig.

Daarnaast is mail een trager medium – want we zitten niet altijd de hele dag achter onze pc, ook al verwachten we van anderen vaak direct een reactie. Heb je snel antwoord op een vraag nodig, dan kun je beter voor andere middelen kiezen.

Rigide
Een van de deelnemers vertelde dat een bedrijf een regel had ingesteld dat medewerkers alleen tussen 11 en 12 uur hun mail konden lezen en afhandelen, om te voorkomen dat zijn werknemers steeds door e-mails werden afgeleid. Misschien een beetje een rigide vorm van timemanagement, maar het is zeker goed om vaste momenten in de dag te plannen waarop je met je e-mail aan de slag gaat.

Te lief
Naast het slimmer omgaan met je middelen, kwamen ook thema’s als feedback geven aan de orde. Een van de deelnemers gaf aan dat het geven van feedback in hun organisatie niet werd gedaan. De cultuur is daarvoor te lief en te sociaal. Wil je dit veranderen, dan zul je tegen weerstand aan gaan lopen. Toch zijn er manieren om dit te doorbreken. Door tijdens een inwerkperiode een workshop feedback geven te geven aan de nieuwkomers en door met de huidige werknemers het gesprek aan te gaan, de noodzaak van verandering in te laten zien en ze handvatten te geven hoé je het beste feedback kunt geven. Een ander voorbeeld dat aan de orde kwam, kwam uit de winkelbranche, waar een bepaalde keten een traject had ingezet waarbij werknemers een andere directe collega Tops & Tips moest geven. Wat vind je dat je collega goed doet en welke tips heb je voor je collega?

Tijdens de sessie concludeerden we, om in de middelen te blijven, dat het geven van feedback in principe face-to-face gegeven wordt of mocht dit niet lukken, via de telefoon. Het lijkt een inkopper, maar helaas wordt nog veel te vaak feedback niet gegeven of via e-mail.